Informes técnicos
Usted deberá presentar informes técnicos intermedios y finales que detallen el progreso hacia los objetivos establecidos para el proyecto. Los informes deben permitir al personal del IDRC evaluar lo siguiente:
Si se llevan a cabo tareas con otras organizaciones, se espera que se preparen informes técnicos en conjunto.
El IDRC le concede un alto grado de importancia a estos informes, que se incluyen en los productos del proyecto mencionados en los Términos y condiciones generales del acuerdo de subvención.
Informes intermedios
Los informes intermedios (o de progreso) deben incluir una descripción concisa de las actividades planificadas y completadas durante el período correspondiente (consulte las (see Pautas para la preparación de informes técnicos intermedios). Se deben especificar las fechas exactas del período que abarca cada informe.
Debe presentarse la siguiente información acerca de cada objetivo del proyecto:
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Detalles del trabajo realizado.
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Resultados, actividades planificadas para el período siguiente.
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Evaluación del progreso.
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Descripción de los problemas encontrados y de las medidas que se tomarán para resolverlos.
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Aspectos administrativos (que incluyen cambios en el personal, cambios organizativos de la institución, condición de los investigadores en formación respaldados por el proyecto y futuros requisitos de capacitación).
Pueden compartirse otros productos de la investigación (como artículos, encuestas y cuestionarios), pero dichos productos no reemplazan los informes técnicos obligatorios.
El informe final
El informe técnico final debe incluir lo siguiente:
Los informes técnicos son analizados con detenimiento por la persona de contacto técnico identificada en su acuerdo de subvención. Este funcionario evalúa el progreso del proyecto respecto del cumplimiento de los objetivos establecidos y determina si se justifica hacer pagos adicionales. Póngase en contacto con el funcionario responsable identificado en su acuerdo de subvención para obtener datos adicionales acerca de los informes técnicos intermedios o finales.
Informes financieros
El Manual de informes financieros del IDRC ofrece orientación sobre cómo preparar los informes financieros. Cada formulario incluye información financiera específica.
FR1:
El Resumen informativo del proyecto identifica el proyecto, especifica el período de presentación de informes y certifica que su institución respalda la exactitud de todas las declaraciones que contiene.
FR2:
La planilla de detalles de gastos y proyecciones incluye todas las partidas de gastos en cada categoría del presupuesto y proyecta los gastos futuros, incluyendo notas donde se explican las variaciones respecto del presupuesto original. Deben explicarse todas las variaciones que superen el monto presupuestado en más de un 10 %.
El Resumen de gastos y proyecciones resume los gastos reales totales y los gastos proyectados para cada categoría principal del presupuesto, según los detalles incluidos en las planillas de detalles de gastos y proyecciones.
El Resumen general del presupuesto proporciona una síntesis de los gastos generales del proyecto y del resto del presupuesto.
FR3:
La Sección 3A: Recibos de efectivo, moneda extranjera y otros ingresos registra todos los pagos recibidos del IDRC y la conversión al tipo de cambio correspondiente.
Las Secciones 3B y 3C: Aviso de recibo de fondos paralelos y desembolso de aportes locales dan cuenta de los fondos recibidos de otros donantes, además de los aportes locales a su proyecto.
Los informes financieros deben prepararse siguiendo el formato del Presupuesto de la propuesta(que se incluye con el acuerdo de subvención aprobada por el IDRC), donde se resumen los detalles del presupuesto propuesto en ocho categorías. Este formato estandarizado permite que el IDRC lleve a cabo su análisis y realice consultas en el futuro.
Tenga en cuenta lo siguiente al preparar los informes financieros:
El IDRC cubre los costos del proyecto dentro de las categorías de gastos permitidos.
Los beneficiarios del IDRC deben informar los costos totales de la investigación. Por un lado, se deben informar los costos cubiertos por el IDRC y, por otro lado, los costos que se cubran con los aportes locales.
El informe financiero final debe recibirse como máximo 30 días después de la fecha de finalización de los trabajos.
En algunos casos, los proyectos reciben fondos de varios donantes. Cuando otro donante otorgue recursos adicionales de forma directa, usted deberá conciliar los gastos con los recursos recibidos de cada donante en su informe financiero.
Los informes financieros deben indicar todos los ingresos provenientes de la venta de equipos adquiridos con fondos del IDRC o de libros, publicaciones o cultivos experimentales, o de intereses ganados sobre fondos de la subvención depositados en el banco. Estos ingresos se deberán considerar como pagos (aportes) al proyecto. Dichos aportes se informarán por separado, y se considerará que forman parte de la contribución del IDRC al proyecto.
Los informes financieros deben describir los gastos reales y previstos del proyecto (obligatorio en los informes intermedios).
Los informes financieros deben incluir un nivel suficiente de detalle que permita evaluar la situación financiera del proyecto.
Los informes financieros se deben presentar al IDRC en el formato de presupuesto y en la moneda en que se hayan aprobado.
Certificación del informe financiero
Todos los informes financieros presentados al IDRC deben estar firmados por el líder del proyecto y por el director financiero (o su representante autorizado) de la institución beneficiaria. Se rechazarán los informes financieros si se envían sin certificación.
Para obtener más información acerca de los informes financieros, comuníquese con el administrador de subvenciones identificado en su acuerdo de subvención.