Gérer une subvention

Votre document de base : l'accord de subvention

Votre responsabilité : Rendre compte du rendement du projet

Suivi de la subvention

Comment faire face aux changements imprévus ?

Fin et fermeture du projet

Annexe 1 – Liste de contrôle pour les rapports financiers

Guides et formulaires
 

Le CRDI a approuvé une subvention de projet pour votre institution. Une fois l’accord de subvention signé (indiquant que vous acceptez les modalités), les fonds sont considérés comme légalement engagés et peuvent être dépensés.

En tant que bénéficiaire d’une subvention du CRDI, vous êtes tenu de :

• gérer les aspects techniques des activités;

• réaliser les contrôles financiers appropriés.

L’administration du projet fait partie intégrante du processus de recherche. Des renseignements financiers et administratifs exacts et opportuns aident à surveiller l’avancement des activités en cours et à s’assurer que les activités du projet disposent des ressources nécessaires pour être réalisées dans les délais prescrits en respectant le budget. Ils permettent également au personnel du CRDI de suivre l’évolution des aspects administratifs, financiers et de recherche de votre projet. Ces renseignements sont essentiels au CRDI lorsqu’il rend compte aux contribuables canadiens et aux organismes de financement.

Une bonne compréhension des procédures administratives est le meilleur moyen d’assurer le versement des fonds en temps opportun. Toutes les personnes chargées de l’administration des fonds du CRDI au sein de votre institution doivent lire ce document, de même que l’accord de subvention que le CRDI vous a envoyé. La collaboration entre les chercheurs et le personnel administratif de contrepartie est essentielle à la gestion efficace des aspects financiers et de fond des projets.
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Partie 1 : Conditions particulières

Cette section fournit des renseignements essentiels au sujet de votre subvention, comme les objectifs du projet, la durée, les approbations du pays (le cas échéant), les noms des parties à l’accord et toute clause ou condition spéciale applicable.
 

Partie 2 : Conditions générales

Les conditions générales fournissent des renseignements sur la façon dont la subvention doit être gérée et précisent les exigences auxquelles doit satisfaire tout titulaire d’une subvention du CRDI.

Tous les employés travaillant sur le projet doivent lire et comprendre la partie 2. Une attention particulière devrait être accordée à la question du libre accès et de la propriété intellectuelle :

Le CRDI accorde une grande importance à l’utilisation de la recherche. Tous les rapports techniques et les extrants de recherche fournis au CRDI sont considérés comme des extrants de projet, y compris la littérature grise (rapports techniques, thèses, articles, rapports d’ateliers, actes de conférence, brochures et produits audiovisuels), les articles, les livres et les publications. Ces produits sont ajoutés à la bibliothèque de recherche du CRDI selon le principe du libre accès. Tous les coûts liés au libre accès devraient être budgétisés dans la proposition soumise au Centre.

Familiarisez­-vous avec la politique du Centre sur la disponibilité des extrants du projet et avec les dispositions de votre accord de subvention concernant les inventions brevetables ou la nouvelle propriété intellectuelle. Lorsque des inventions sont susceptibles de voir le jour, le CRDI prend des mesures pour permettre aux institutions collaboratrices de s’entendre sur la propriété et l’utilisation de ces inventions. Nous demandons également aux institutions collaboratrices de reconnaître leur intention de parvenir à un accord dans les cas où aucune invention n’est attendue.

Veuillez consulter la politique sur le libre accès du CRDI pour obtenir de l’information sur les coûts admissibles et les lignes directrices sur l’octroi de licences et les inventions de projet.
 

Partie 3 : Calendrier des jalons du projet

Les jalons du projet sont des événements importants qui sont planifiés pendant le cycle de vie du projet. Il s’agit généralement de rapports techniques ou financiers, mais il peut également s’agir d’exigences d’approbation de pays et d’approbation éthique, ainsi que d’activités de projet telles que des ateliers ou des publications. Le CRDI se réfère à ces jalons pour planifier les paiements liés au projet. Il importe de respecter ces échéances tout au long de votre projet afin d’éviter tout retard des paiements liés au projet et l’interruption subséquente de votre recherche.

Une bonne compréhension des objectifs, des dépenses connexes et du calendrier prévu vous permettra de maintenir le cap pendant la durée de l’accord de subvention. Si vous n’êtes pas en mesure de réaliser votre projet dans les délais prévus, vous devez communiquer avec votre personne­-ressource technique au CRDI (de préférence avant la date d’achèvement du projet de recherche indiquée dans votre accord de subvention). Tous les produits livrables du projet doivent être soumis au CRDI au plus tard à la date d’achèvement indiquée dans l’accord de subvention.
 

Partie 4 : Budget du projet

Seules les dépenses encourues durant le projet et aux fins prévues au budget seront remboursées. Les dépenses engagées avant le début du projet et après son achèvement ne seront pas remboursées.

Toute réaffectation d’une catégorie budgétaire à une autre nécessite l’approbation préalable de la personne-ressource technique du CRDI.

Dans les cas où des fonds supplémentaires sont approuvés, l’accord de subvention sera modifié pour refléter le budget révisé.
 

Partie 5 : Entente sur les droits de propriété intellectuelle

Les inventions résultant des activités de projet financées par le Centre sont régies par l'entente sur les droits de propriété intellectuelle signée entre le CRDI et le bénéficiaire. Les bénéficiaires sont tenus de signaler toute invention au Centre et doivent conclure un accord avec le CRDI dans le cas où une invention est créée.
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Votre responsabilité : Rendre compte du rendement du projet

Les extrants du projet et les rapports techniques et financiers doivent être présentés à temps : c’est l’une des conditions à remplir pour recevoir vos avances de fonds. L’absence ou l’insuffisance de documentation entraînera des retards dans les paiements liés au projet. L’accord de subvention du CRDI précise le type d’extrants et la fréquence des rapports techniques et financiers qui doivent être présentés.

Comme indiqué ci-dessous, l’ensemble des extrants et des rapports techniques et financiers du projet doivent être soumis conformément au calendrier établi dans la Partie 3 : Calendrier des jalons du projet de l’accord de subvention. Tous les extrants du projet, y compris les rapports techniques et financiers, doivent être transmis par voie électronique en utilisant le portail CRDI Connexion.
 

Rapports techniques

Vous serez tenu de fournir des rapports techniques d’étape et finaux qui décrivent en détail vos progrès à l’égard des objectifs énoncés du projet. Le rapport devrait aider le personnel du CRDI à évaluer :

• l’avancement technique de votre projet;

• l’objet et la pertinence de toutes les dépenses du projet déjà réalisées.

Si le travail est effectué en collaboration avec d’autres organismes, les rapports techniques devraient être préparés conjointement.                     

Le CRDI accorde une grande importance à ces rapports, qui sont inclus dans les extrants du projet mentionnés dans les Conditions générales de l’accord de subvention.
 

Rapport d’étape

Un rapport d’étape (ou intermédiaire) doit fournir une description concise des activités prévues et achevées au cours de la période visée (voir les Lignes directrices pour la préparation du rapport d’étape technique). Les dates exactes de la période visée par le rapport doivent être clairement indiquées.

Les renseignements suivants doivent être fournis pour chaque objectif du projet :

• détails des travaux effectués;

• résultats;

• activités prévues pour la période suivante;

• évaluation des progrès accomplis;

• aperçu des problèmes rencontrés et les mesures à prendre pour y remédier;

• aspects administratifs (c.­-à-­d. changements intervenus sur le plan de la dotation du personnel et de l’organisation, situation des stagiaires engagés aux fins du projet et besoins de formation futurs).

D’autres extrants de recherche peuvent être communiqués (comme des documents de recherche, des enquêtes et des questionnaires), mais ces extrants ne remplacent pas les rapports techniques exigés.
 

Rapport final

Le rapport technique final doit :

• expliquer ce qui a été réalisé avec les fonds;

• détailler le temps consacré au projet;

• tirer des leçons de l’expérience (voir les Lignes directrices pour la préparation du rapport technique final).

Les rapports techniques sont examinés attentivement par la personne­-ressource technique indiquée dans votre accord de subvention. Cet agent évalue les progrès accomplis à l’égard des objectifs énoncés du projet et détermine si des paiements supplémentaires sont justifiés. Veuillez communiquer avec l’agent responsable désigné dans votre accord de subvention pour obtenir de plus amples renseignements sur le rapport technique intermédiaire ou final.
 

Rapports financiers

Le Manuel pour la préparation des rapports financiers du CRDI fournit des conseils pour préparer vos rapports financiers. Chaque formulaire présente des renseignements financiers précis.

RF1 :
Le formulaire Information concernant le projet identifie le projet, précise la période visée par le rapport et certifie que votre institution atteste de l’exactitude du contenu du rapport.

RF2 :
Le formulaire Chiffriers détaillés des dépenses effectuées et des dépenses prévues détaille tous les postes de dépenses dans chaque catégorie budgétaire et les prévisions de dépenses, avec une partie pour expliquer les écarts par rapport au budget initial. Tout écart supérieur à 10 % du montant prévu au budget doit être expliqué.

Le Sommaire des dépenses effectuées et des prévisions de dépenses résume les dépenses réelles totales et les prévisions de dépenses pour chaque grande catégorie budgétaire, conformément aux détails fournis dans le formulaire Chiffriers détaillés des dépenses effectuées et des dépenses prévues.

Le Résumé du solde budgétaire donne un aperçu des dépenses globales du projet et du budget restant.

RF3 :
La section 3A – Rentrées de fonds et opérations de change et autres recettes sert à consigner tous les paiements reçus du CRDI et les calculs liés au taux de change correspondants.

Les sections 3B et 3C – Fonds parallèles et contributions locales font état des fonds versés par d’autres bailleurs, en plus des contributions locales à votre projet.

Les rapports financiers doivent être préparés en respectant le format de la Proposition de budget (envoyée avec l’accord de subvention approuvé du CRDI), qui résume les détails de votre proposition de budget en huit catégories. Ce format normalisé appuie l’analyse et toutes les demandes de renseignements ultérieures du CRDI.

Il est important de garder à l’esprit les points suivants lorsque vous préparez vos rapports financiers :

Le CRDI rembourse les coûts liés au projet dans les catégories de dépenses admissibles.

Les titulaires d’une subvention du CRDI doivent déclarer les coûts totaux de la recherche. Ils doivent indiquer clairement les coûts financés par le CRDI, ainsi que les coûts liés à la contribution locale.

Le rapport financier final doit être reçu au plus tard 30 jours après la date d’achèvement des travaux.

Dans certains cas, votre projet peut bénéficier de fonds provenant de plusieurs bailleurs de fonds. Lorsqu’un autre bailleur de fonds vous fournit directement des ressources supplémentaires, vous devez rapprocher les dépenses et les ressources reçues de chaque bailleur de fonds dans votre rapport financier.

Les rapports financiers doivent indiquer tous les revenus tirés de la cession de l’équipement du projet acheté avec les fonds du CRDI, ou de la vente de livres, de publications, de cultures expérimentales, ou encore des intérêts générés par les fonds de subvention déposés à la banque. Ces revenus doivent être considérés comme un paiement (intrant) au projet. Il faut déclarer ces intrants séparément et les considérer comme partie intégrante de la contribution du CRDI au projet.

Les rapports financiers doivent décrire les dépenses réelles et les dépenses prévues de votre projet (obligatoire pour les rapports d’étape).

Les rapports financiers doivent fournir suffisamment de détails pour l’évaluation de la situation financière du projet.

Les rapports financiers doivent être présentés au CRDI en utilisant le format du budget et la devise approuvés.

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Certification des rapports financiers

Tous les rapports financiers soumis au CRDI doivent être signés par le chef de projet ET par le chef de la direction financière (ou son représentant autorisé) de l’institution bénéficiaire. Les rapports financiers seront rejetés s’ils n’incluent pas cette certification.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les rapports financiers, veuillez communiquer avec l’administrateur des subventions dont le nom figure dans votre accord de subvention.
 

Le suivi est un mécanisme par lequel le CRDI veille à ce que les fonds utilisés par les bénéficiaires servent aux fins prévues et produisent donc les résultats techniques (et, en fin de compte, les résultats de développement) attendus.

La surveillance aide également à gérer les risques cernés avant le début d’un projet et qui surviennent au cours de la recherche. L’apprentissage que génère le suivi contribue à l’atteinte des objectifs du projet et à l’obtention de résultats. Il fournit également des renseignements essentiels au CRDI sur l’évolution des questions scientifiques et politiques et sur le rendement des institutions qui réalisent les travaux de recherche.
 

Bien que toutes les conditions précisées dans votre accord de subvention doivent être respectées, le CRDI reconnaît que des situations indépendantes de la volonté du titulaire de la subvention peuvent survenir. Veuillez communiquer immédiatement avec le CRDI si vous éprouvez des difficultés importantes pendant l’exécution de votre projet. Selon la situation, une modification de votre accord de subvention peut être envisagée.

Les modifications de projet doivent être documentées et demandées par écrit le plus tôt possible. Les demandes de prolongation de projet doivent être effectuées avant la date d’achèvement de la recherche du projet. Il est important de noter que tout écart par rapport au plan de travail initial du projet et au budget approuvé doit être autorisé au préalable par la personne­-ressource technique du CRDI. Les modifications de projet sont documentées dans un accord de subvention modifié qui est signé par toutes les parties.
 

Lorsque des fonds supplémentaires sont nécessaires

Un titulaire d’une subvention du CRDI peut demander des fonds supplémentaires pour des activités qui s’inscrivent dans le cadre des travaux dont le financement a été initialement approuvé. Les demandes de fonds supplémentaires sont évaluées en fonction des besoins, de la force des arguments présentés et de la disponibilité des fonds.
 

Fluctuation du taux de change

Le CRDI limite toutes ses obligations contractuelles au montant en dollars canadiens précisé dans l’accord de subvention. Les titulaires d’une subvention du CRDI sont tenus d’absorber les écarts dus aux variations du taux de change dans le cadre de leur contribution au projet.

Exceptionnellement, lorsque les variations du taux de change peuvent entraîner un important manque à gagner susceptible de compromettre les objectifs du projet, le CRDI peut envisager une demande de fonds supplémentaires. Une telle demande doit être présentée vers la fin du cycle de vie du projet, lorsque les coûts réels sont connus et que l’on peut prévoir avec davantage de précision à combien se chiffrera le manque à gagner.
 

Lorsqu'il faut plus de temps (prolongation)

Une prolongation du projet peut être accordée s’il faut plus de temps pour assurer le respect de la portée initiale des travaux. Les demandes de prolongation fondées sur une portée élargie ou sur l’utilisation des fonds non dépensés ne seront pas prises en compte. Les demandes de prolongation doivent expliquer et justifier le besoin, et indiquer la date à laquelle les activités seront terminées. Cette demande doit être soumise avant la date d’achèvement des travaux du projet. Le Centre fournira une approbation écrite sous la forme d’un accord de subvention modifié.
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Rapports finaux

Votre institution est tenue de soumettre un rapport technique final satisfaisant au plus tard à la date d’achèvement des travaux de votre projet. Le cas échéant, le CRDI doit recevoir le rapport financier final dans les 30 jours suivant la date d’achèvement des travaux du projet.

Étant donné que la date d’achèvement prévue dans votre accord de subvention est fixée, les retards dans la présentation des rapports risquent de nuire à l’achèvement de vos activités prévues et à l’atteinte de vos objectifs de recherche.

Le rapport financier final doit rendre compte de tous les fonds que le projet a nécessités et doit être présenté en respectant le format et les détails précisés dans l’accord de subvention. Les dépenses engagées par votre institution en dehors de la période visée par la subvention ne seront pas acceptées.

Le rapport technique final devrait passer en revue les travaux de recherche réalisés avec les fonds du projet.

À l’issue de l’examen et de l’approbation des deux rapports, le CRDI effectue le versement final (s’il y a lieu) et procède à la fermeture du projet. À ce stade, votre projet ne peut pas recevoir de fonds supplémentaires.

Le CRDI peut mettre fin au projet à tout moment si vous ne respectez pas les modalités de votre accord (y compris les échéances relatives aux rapports et aux autres jalons).
 

Cessation de la subvention

Le CRDI peut mettre fin à un accord de subvention dans des circonstances exceptionnelles. Il peut mettre fin à une subvention pour plusieurs raisons, y compris, sans toutefois s’y limiter :

• violation de contrat par le bénéficiaire d’une subvention du CRDI;

• rendement insuffisant ou médiocre du bénéficiaire d’une subvention du CRDI;

• pratique répréhensible du bénéficiaire d’une subvention du CRDI;

• participation du bénéficiaire d’une subvention du CRDI à des activités illégales;

• le CRDI découvre un chevauchement des efforts (la recherche est actuellement financée par un autre bailleur de fonds ou bien un tiers finance les mêmes travaux de recherche, ou des travaux essentiellement similaires, effectués par le même titulaire d’une subvention du CRDI ou par d’autres titulaires d’une subvention du CRDI);

• faillite ou insolvabilité de l’organisme bénéficiaire d’une subvention du CRDI;

• questions relevant de l’éthique de la recherche ne pouvant être résolues d’une manière qui satisfasse aussi bien le CRDI que le bénéficiaire d’une subvention du CRDI;

• demande du bénéficiaire d’une subvention du CRDI que l’on mette fin au projet en raison de problèmes que l’on ne peut résoudre en modifiant ou en prolongeant l’accord;

• le CRDI ou un bailleur de fonds partenaire établit que le projet ne cadre pas avec sa mission ou ne s’inscrit pas dans l’orientation approuvée en matière de programmes;

• perte des fonds provenant d’un bailleur de fonds ou du financement parlementaire;

• adoption de nouvelles priorités, de nouveaux règlements ou de nouvelles lois qui empêchent le CRDI de continuer à appuyer certains de ses bénéficiaires de subvention ou de ses projets.
   

Remboursement des fonds inutilisés 

Les fonds du CRDI doivent être utilisés aux fins prévues à l’origine et tous les fonds inutilisés doivent être reversés au CRDI à la fin du projet. Votre personne-­ressource administrative du CRDI peut vous fournir de plus amples renseignements sur ce processus.
 

Votre rapport ne sera accepté que si vous avez fourni tous les renseignements nécessaires énumérés ci-­dessous. Les rapports incomplets seront renvoyés et le traitement des paiements sera retardé.

⛔ Cette liste de contrôle doit être jointe en guise de page couverture de votre rapport financier ⛔

☑ Les périodes de rapport sont clairement indiquées, comme le stipule l’accord de subvention.

☑ Les montants sont indiqués dans la monnaie locale.

☑ Le rapport est revu par le chef de projet et l'agent financier autorisé.

Remarque : Le rapport financier soumis doit avoir été revu par le chef de projet et l'agent financier autorisé afin que la certification du rapport financier par votre institution (c'est-à-dire la signature) puisse être accélérée une fois que le rapport est examiné et accepté par le CRDI. Veuillez noter que tout retard dans l'obtention de cette certification retardera le prochain paiement pour ce projet.

☑ Le rapport indique les prévisions de dépenses pour la prochaine période.

Remarque : Des prévisions sont requises pour les périodes visées par les rapports d’étape. Les périodes restantes doivent faire l’objet de prévisions conformément aux lignes directrices.

☑ Les catégories de postes de dépenses budgétaires correspondent aux propositions budgétaires de la partie 4 (Budget du projet) de l’accord de subvention.

☑ Les écarts supérieurs à 10 % sont entièrement expliqués.

☑ Une liste des paiements reçus du CRDI en devise locale (de travail) pour la période a été incluse.

☑ Si applicable, une liste des transferts d’un compte en devise de dépôt vers le compte en devise de travail par transaction, mois ou trimestre est incluse.

Remarque : Cette liste confirme que le titulaire de la subvention du CRDI a reçu le montant correspondant déboursé par le CRDI et devrait inclure tous les détails des transferts.

☑ Toutes les sources de revenus liés au projet ont été divulguées.

Remarque : Les autres revenus comprennent, sans s’y limiter, les intérêts générés par les dépôts bancaires ou par la vente de publications, de vidéos, etc. Tous les revenus doivent être dûment pris en compte et déclarés au CRDI.

☑ Les contributions versées par d’autres bailleurs de fonds ont été incluses, le cas échéant.

☑ Les contributions financières et en nature ont été comptabilisées.

Remarque : Veuillez vous assurer que les documents à l’appui de ces contributions sont conservés au sein de votre organisation afin de pouvoir fournir la preuve de ces contributions si le CRDI en fait la demande.
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Trouvez l’information, les guides et les formulaires dont vous avez besoin en tant que demandeur d’une subvention de recherche, demandeur de bourse ou bénéficiaire.
 

Logo du CRDI et mot-symbole « Canada »

• Identité visuelle et image de marque du CRDI : normes d’utilisation du logo du CRDI et du mot-symbole « Canada »
   

Formulaires et ressources pour les individus

• Bourses : Lignes directrices pour la préparation des rapports ayant trait aux travaux de recherche sur le terrain
• Bourses : Formulaire – Rapport final du boursier
   

Lignes directrices à l’intention des institutions

• Lignes directrices du CRDI pour l’octroi de licences pour des inventions découlant d’un projet
• Budget de proposition
• Lignes directrices du CRDI pour la préparation du rapport d’étape technique
• Lignes directrices du CRDI pour la préparation du rapport technique final
• Lignes directrices pour la préparation des rapports financiers 
• Dépenses de projet admissibles
• Subventions aux institutions – Guide des modalités d’administration
• Administration des subventions du CRDI aux institutions – Réponses à des questions courantes
• Conditions générales de l’accord de subvention
• L'entente sur les droits de propriété intellectuelle
• Exigence de déclaration de revenus canadiens (fournisseur inclus)
   

Renseignements destinés aux fournisseurs et aux consultants

• Consultations : Réponses à des questions courantes
• Renseignements généraux, fiscaux et bancaires du fournisseur – Canada
• T1204 – Paiements contractuels de services du gouvernement
• Renseignements généraux, fiscaux et bancaires du fournisseur – Extérieur du Canada